Automatorを使ってMS Office 2011でPDFドキュメントへの変換をする

400くらいの数のPowerPointとWordのファイルから画像・写真を抜き出すはめになりました。
方法としては、

  • 1つずつ画像・写真をコピーしてPhotoshopに貼って新規保存する
  • 1つずつ画像・写真を選択して、画像フォーマットで保存する
  • それぞれのどキュメントをPDFファイルへ変換する

などでしょうか。どれにしても手間はかかりそうです。同じ名前でPDFファイルへ変換できるようであれば、これが一番バッチ処理を組みやすいでしょう。
OfficeスイートがAutomatorに対応しているということは聞いていましたので、なにが出来るか、Automatorを立ち上げてアクションを調べてみました。

■PowerPointのAutomatorアクション
PowerPointのアクションでは、「PowerPointプレゼンテーションの形式を変換」が使えそうです。

1

図のようにこのアクションだけで実行してみましたが、PowerPoint.appの最前面のドキュメントウィンドウに対しても何の動作もしません。このアクションへ処理対象を引き渡すアクションが必要なようです。
そこで、次のようにFinderから対象ファイルをPowerPoint.appへ引き渡してから「PowerPointプレゼンテーションの形式を変換」アクションに引き継ぐことにしてみました。当たりでした。

pptx

実行してみると、対象ファイルと同じフォルダに「同じ名前」+「.pdf」という名前で保存され、対象ファイルのウィンドウは自動的に閉じられます。
作成したワークフローは、スクリプトメニューの中に保存し、Finder上で対象ファイルを複数選択してからメニューバーからこのワークフローを実行する方法をとることにしました。
色々とやってみると、誤動作無しで処理が終了するのは、一度に10ファイルくらいが適当なようで、20ファイルを超えるとエラーが発生するようになりました。
この辺りは、マシンの搭載メモリ数にも関係しそうです。

■Word、Excelの場合
Word、Excelの場合には「形式を変換」というようなアクションがなく、「…保存」というアクションで対処するようです。
アプリケーションから別名で保存を実行したときのオプションが選択できるアクションです。そこで、次のようにそれぞれ設定して実行してみました。

word_excel

Excelでは成功しましたが、Wordからはファイルは出来るのですが、PDFファイルとしては正常に開けません。
マニュアルで、Wordから別名保存でPDF形式に書き出した場合は正常なPDFファイルが生成されるのですが….。

■まとめと課題
「PowerPointプレゼンテーションの形式を変換」アクションで作成したPDFファイルも、Excelから別名保存アクションで作成したPDFファイルも、Finder上で情報を見ると、OS Xの‘Quartz PDFContext’でエンコーディングされたという表示となっていますので、OS Xのシステム側の処理でPDFファイル化されているということが分かります。

quartz
残念なことに、この方法では、Windows環境+Adobe Acrobatの組み合わせのようにオプションで画像解像度やプロファイルを指定するということが出来ません。
DTPでの画像利用を考えると、アプリケーションの別名保存でのPDFファイルへの書き出し(その機能を使ったAutomatorのバッチ処理)では、解像度やカラープロファイルの設定は出来ないということが分かっただけでした。
Adobe PDFファイルへの書き出しとバッチ処理を少し考えてみようと思います。

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